Об организации труда

Мы попросили Наталью Галецкую – крафт-мастера, вижазиста, фотографа и ассистента видеорежиссёра, фрилансера с более чем десятилетним стажем, рассказать о том, как ей удаётся распределить время между всеми своими работами так, чтобы оставалось и на личное, и на дом, и на собак.

Планы и то, что всегда мешает им сбываться

Главное, что стоит знать об ошибке планирования: знание об ошибке планирования почти никогда не спасает от ошибки планирования! Неожиданности случаются неожиданно. Нельзя предвидеть стихийные бедствия, случайные травмы, внезапные влюблённости и пропавшую кошку. Даже если сделать припуск на форс-мажор, может не хватить – времени, денег, сил или всего сразу. Я делаю так: рассчитываю бюджет для ситуации, где всё идёт, как надо – и умножаю раза в полтора; закладываю время, исходя из того, что всё произойдёт в срок и никто не опоздает – и удваиваю (для длительных проектов накидываю ещё пару дней сверху); отмечаю работоспособность и выносливость не по лучшим, а по худшим своим дням; а при десяти вызвавшихся помочь добровольцах втайне надеюсь, что в назначенный день явятся хотя бы двое-трое. И всё равно, конечно, часто оказывается, что я была слишком оптимистично настроена. И время от времени случаются ураганы, переломы, аварии и некстати подобранные собаки.

В больших проектах сроки должны быть конкретными и как можно более дробными

Чем сложнее дело, тем детальнее и подробнее надо расписать каждый шаг. Тогда оно, огромное и пугающее, кажущееся почти неподъемным, оказывается разбито на ряд представимых конечных задач, и вместо одного большого дедлайна перед глазами встаёт цепочка промежуточных сроков. Ну и мозги исправно отгружают живительный дофамин за прохождение каждого из этапов.

Впрочем, принцип работает и в малом: если сказать себе «на этой неделе я позанимаюсь английским», то велик шанс в воскресенье обнаружить, что неделя уже прошла, а языка в ней так и не случилось. «Во вторник, в пять, и в четверг, в девять» – уже больше похоже на правду.

Сила воли как мышца и батарейка

Часто пишут, что силу воли можно тренировать, как мышцу. В какой-то мере это так и есть; самодисциплина – во многом вопрос привычки. Вначале трудно бывает просто сесть и начать работать: не отвлекаться на соцсети, разговоры, домашние дела; сложно работать не в режиме дедлайна, а размеренно, изо дня в день, последовательно доводить начатое до конца и поддерживать во всём порядок. Со временем привыкаешь, конечно, и отсроченное вознаграждение за приложенные усилия из умозрительного становится реальным, ожидаемым и желанным. Как и с физическими тренировками, привычка тут значит больше, чем принуждение, а на то, чтобы её выработать, уйдёт какое-то время (от нескольких недель до нескольких месяцев), но чем дальше, тем проще всё будет даваться.

Однако силу воли можно не только тренировать как мышцу, её ещё нужно регулярно заряжать как батарейку. Сила воли – не постоянное свойство, она, как шкала маны в компьютерной игре, колеблется в течение дня. Усталость, жажда, падение глюкозы в крови будут снижать показатели. Поэтому перерывы, перекусы, возможность размяться, выпить воды или чаю – залог хорошей работоспособности в течение дня. Если что-то долго не получается, решение не находится, а внимание плывёт, – возможно, пришло время кофе с бутербродом. За некоторые действительно важные дела лучше вообще не садиться натощак и не выспавшись, и уж тем более не стоит в таком виде принимать важные решения и обсуждать серьёзные вопросы.

Привычки

Раз уж речь зашла о привычках… Я вообще убеждена, что правильный, хороший, рабочий набор привычек – основа счастливой и продуктивной жизни. Многое из того, что составляет нашу повседневность – именно привычки, начиная с гигиены и заканчивая формулами вежливости. Поддержание порядка, тренировки, медицинские процедуры, уход за домашними животными, правильное питание, ненапряжное общение – всё может казаться поначалу очень сложным и требовать уймы внимания, сосредоточенности и напряжения. Но чем более новая деятельность становится навыком, тем легче и неощутимее всё происходит, словно бы само собой. Единственная психотерапия, которая действительно работает в моём случае – это замена привычных, но неудачных, вредных мне и окружающим способов реагирования – на другие, более эффективные; и вообще расширение возможного репертуара действий. Поступая как-то иначе, я получаю какой-то другой результат, и если он устраивает меня больше, то это вдохновляет продолжать, а если я практикую это достаточно последовательно, новый способ становится привычным, нормальным для меня, естественным.

В отношении работы действует тот же самый принцип. Если, например, утром, едва включив компьютер, я первым делом проверяю почту и отвечаю на письма – мне даже в голову не придёт заняться чем-то другим, заглянуть в блог или на Фейсбук. Если после съемки у нас принято сразу свернуть фон, убрать камеру и отражатели и составить к стене осветители, то именно это, а не само завершение съемки, воспринимается финалом работы – и только тогда можно расслабиться, дать волю усталости, перекусить, заглянуть в соцсети. И всё это время комната не загромождена оборудованием.

• 

• 

• 

Время от времени полезно проводить ревизию своих рабочих привычек, чтобы замечать те, что стали неактуальными или вовсе снижают продуктивность. Полезно пересматривать обычный распорядок дня, задавая себе вопросы: это действительно самое лучшее время для этой задачи? Мне в самом деле удобно хранить это здесь? Не стоит ли изменить последовательность действий? Возможно, то, что я делаю раз в месяц, можно разбить на три-четыре менее утомительных еженедельных подхода? Готовность экспериментировать требует определённой гибкости, но это, как ни странно, тоже вопрос привычки: когда накапливается удачный опыт перемен, мысль о том, что устоявшийся порядок можно менять на более удобный или просто другой, перестаёт пугать.

Ритуалы

Иногда организации работы здорово помогают ритуалы. Большую часть времени я работаю дома, и в какой-то момент столкнулась с типичным для фрилансеров затруднением переключения с работы на отдых. Мне очень помогает разделение домашней одежды на рабочую и ту, что для отдыха. Рабочая ощущается как униформа, она мобилизует и настраивает на процесс, и все потому, что по завершении этапа я обязательно сниму её и переоденусь в платье, в котором можно валяться, читать, пить чай, готовить еду и играть с собаками. Переодевание в данном случае действует как переключение в другой режим, как физически, всем телом ощущаемое разрешение отдыхать и заниматься домашними делами.

Подруга-дизайнер с той же целью разделила компьютеры: стационарный – целиком для работы, а ноутбук – для общения, игр и чтобы смотреть кино в постели. Мне трудно приближаться к людям вплотную, смотреть в лицо, прикасаться, но я визажист, и мне приходится. Поэтому вымытые и продезинфицированные с вечера кисточки и прочие инструменты я обычно раскладываю по местам с утра, перед приходом клиента: само прикосновение к инструментам мягко настраивает на работу.

Поощрения

Будучи смышлёным и обучаемым животным, я легко дрессируюсь с помощью системы положительных подкреплений. Если это работает с моими собаками и крысами, если это работало с вороной и даже кошкой, наверняка это достаточно хорошо и для меня.

Сделав что-то сложное, разумнее не ворчать, что можно было бы и получше постараться, а мысленно похвалить себя. Иногда за выполнение какого-то промежуточного этапа работы в течение дня себя имеет смысл и реально поощрить – чашкой кофе, мандарином или долькой шоколада. Завершение учёбы, сложного проекта, первый заработок каким-то новым способом – стоит отпраздновать, в том числе буквально, ужином с бутылкой вина и/или покупкой чего-то, что давно хотелось. Я тяжело меняю заведённый порядок вещей и стараюсь вознаграждать себя каждый раз, когда начинаю что-то новое, это здорово сокращает стресс и облегчает привыкание.

Наградой может быть внеплановый выходной или уютный вечер с каким-нибудь хорошим фильмом, или большая прогулка – в общем, что-то достаточно простое, понятное на том самом животном уровне, где формируются условные рефлексы.

Слава роботам: внешние носители и автоматизация

То, что можно автоматизировать, лучше автоматизировать. То, что можно без потерь доверить программам и внешним носителям, лучше доверить им. При самостоятельной работе очень многое требует специального внимания и многое же приходится держать в памяти. Если немного разгрузить внимание и память там, где это возможно, действительно важным вопросам достанется больше.

Например, я активно использую программу-планировщик. Все рабочие и выходные дни, поездки, дни рождения, визиты друзей, походы к врачу, мероприятия, которые предполагается посетить и проч. – всё заранее отмечается в ней разными цветами, и хватает даже беглого взгляда, чтобы понять, какие дни свободные, какие уже заняты работой, а какие – личными делами. Тогда, планируя съемку или приезд подруги, легко устроить так, чтобы рабочие и нерабочие дни чередовались более или менее равномерно, обеспечивая поступление денег без больших провисов. А после тяжёлой и сложной работы хорошо бывает сразу же назначать выходной. Заодно хорошо видно, соблюдается ли желаемая периодичность выходных (раз в 8-10 дней).

Автоматические настроенные платежи – ещё одна вещь, которая здорово облегчает жизнь и экономит время. У нас настроена не только автоматическая оплата коммунальных услуг, но и ежемесячные небольшие пожертвования в благотворительные фонды, которым мы доверяем. Психолог Адриана Имж назвала такие автоматические пожертвования «налогами, которые точно работают», и мне очень нравится эта концепция.

Будильник, выставленный на час ночи, напомнит, что пора гулять с собаками – они, конечно, могут и позже, но так у нас меньше риска чем-то увлечься, затянуть с прогулкой, после которой, как обычно, захочется выпить чаю и заглянуть в соцсети – и в итоге лечь на рассвете. Программируемая хлебопечка испечёт хлеб точно к приезду друзей или сварит кашу на вечер.

Писать бумажные списки покупок лучше, чем пытаться удержать всё в уме. Собираясь в магазин профессиональной косметики, где я обычно обновляю запасы визажистских принадлежностей, я не пишу, например, «черная гелевая подводка», «одноразовые щеточки для туши» или «точилка для карандашей», а сразу выписываю с сайта номера артикулов – это облегчает жизнь и мне, и продавцу.

Всё, что можно, мы стараемся заказывать с доставкой, начиная с собачьего корма и заканчивая спортивным инвентарём. Кроссовки, конечно, без примерки не купишь, а вот блины для штанги – запросто.

Всё под рукой

Порядок в доме – это, конечно, хорошо и важно, но прежде, чем его установить и поддерживать, надо убедиться, что он упрощает, а не усложняет жизнь. Это важно не только в работе, но и в быту, и особенно важно, если быт и работа почти не разделены, как это часто бывает у фрилансеров.

Я, например, с детства люблю рыбные котлеты. В какой-то момент стало ясно, что ем я их очень редко, куда реже, чем хотелось бы, и только по одной причине: в стремлении придать кухне более аккуратный вид я убирала мясорубку в закрывающийся шкаф, и единственное свободное место оказалось в самом нижнем отделении, куда ещё и неудобно было наклоняться. Так она просто не попадалась мне на глаза, а когда попадалась, до неё ещё надо было добраться. Теперь она стоит на разделочном столе, полностью собранная и готовая к работе, как бы приглашая навертеть фарша – и да, рыбных котлет в моей жизни стало больше.

Иногда имеет смысл анализировать свои привычки и ежедневные рутины, чтобы понять, действительно ли оптимален существующий порядок – или это просто дань традиции.

Обнаружив, что собственный макияж мне удобнее всего делать за компьютерным столом, во время утреннего просмотра почты и соцсетей, я перестала таскать косметику туда, а потом раскладывать обратно по местам, и просто завела сбоку от монитора шкатулку-органайзер с выдвигающимися ящиками и зеркалом в крышке. Так всё выглядит аккуратно, не создаёт бардака на рабочем месте, но при необходимости оказывается под рукой.

Что же касается макияжа для клиентов, он может происходить как в гримёрке при нашей домашней студии, так и на выезде. И тут очень удобно оказалось иметь несколько полностью укомплектованных наборов кистей, из которых один расставлен на полке домашней гримёрки, а остальные разложены в нужной последовательности в чехлах-пеналах. При сборах достаточно просто сунуть такой готовый чехол в сумку, заранее укомплектованную гелем-дезинфектором, ватными кругами, мицеллярной водой и т.п., так что каждый раз собирать приходиться только саму косметику.

• 

• 

Что касается камеры, она хранится непосредственно в фоторюкзаке, вместе с аккумуляторами и самыми ходовыми объективами, и убирается сразу после съемки: в итоге, чтобы собраться на выход, достаточно просто протянуть руку (ок, иногда еще подвесить к рюкзаку отражатель и штатив).

У таких, как я, бывает сильный соблазн при хранении вещей увлечься систематизацией, например, раскладывать футболки с футболками, рубашки с рубашками, или, например, сортировать одежду по цветам – чёрное, оливковое, синее… На деле полезнее бывает преодолеть это и хранить вместе, например, готовый комплект для зимних прогулок с собаками (футболка, термобельё, флисовый свитер, карго-штаны), чтобы, одеваясь, не метаться по комнате, доставая штаны с полки для штанов, футболку из стопки футболок и т.п. Аналогично у меня отдельно хранится уличная одежда, отдельно – домашняя для отдыха и та, что для работы с клиентами, чтобы, не раздумывая, сразу взять подходящий комплект.

• 

• 

Хранение рабочих файлов организовано по тому же принципу: всё систематизировано, единообразно подписано, рассортировано по папкам (например, фотосессии переходят из папки «неготовые на обработку» в «разложенные частотно», а потом – в «готовые обработанные») и может быть найдено в любой момент.

В Живом Журнале, который долгое время был моим основным ресурсом, той же цели служит система тэгов – и хэнд-мейд, и фото, и визажистское ремесло легко можно просмотреть по отдельным рубрикам.

Никто не даст нам избавленья

Фрилансер организует рабочее время и распорядок самостоятельно, и никакой трудовой кодекс его не защитит. Например, мой печальный рекорд – 17 часов обработок фото подряд, не вставая, не прерываясь даже на то, чтобы выпить стакан воды. Кроме того, у многих из нас тикает в голове счётчик, конвертирующий время непосредственно в деньги, и важно, чтобы его тиканье не заглушало здравый смысл.

В какой-то момент мы пришли к тому, чтобы сделать отдых частью общей дисциплины. Выходные назначаются заранее, чтобы каждые 8-10 дней (или чаще) были сутки, выделенные строго под отдых. На эти дни не только не планируются съемки, мы также не занимаемся обработками, не выкладываем рабочих постов и сводим к минимуму переписку. «Отпуск» длиной в две-четыре недели тоже планируется заранее. Как правило, мы проводим его в деревне, потому что квартира, увы, воспринимается во многом как рабочее место, и смена обстановки тут реально важна.

В идеале рабочий день должен иметь начало и конец. Иногда работу можно разбить, например, на дневную и вечернюю или как-то иначе, но момент перехода от работы к отдыху и домашним делам должен быть обозначен, иначе трудно и сосредотачиваться на деле, и расслабляться после.

В периоды долгой сидячей работы за компьютером необходимо делать перерывы на разминку и перекус. Если не получается прерываться естественным образом, может помочь таймер или будильник, срабатывающий каждые три-четыре часа. Мой рабочий день длится в среднем около двенадцати часов, и без перерывов было бы очень сложно сохранять концентрацию и собранность.

• 

• 

Движение

Чем больше в жизни сидячей работы (за компьютером или хэнд-мейдом, например), тем острее встаёт проблема гиподинамии, и важно обеспечить себе достаточно движения.

Это может прозвучать цинично, но мы даже собак завели во многом потому, что они не только друзья и товарищи, но и законный повод при любой погоде дважды в день выйти на прогулку. Ради себя порой такого делать не станешь, а псы не спрашивают, так что приходится вставать и идти. Вечерняя прогулка в этом смысле особенно хороша, она позволяет переключиться с мыслей о работе на скорый отход ко сну.

Выбираться в спортзал для нас оказалось трудно, тем более, что после работы с людьми непросто бывает встречаться с ними ещё и в зале, в душе, в раздевалке. Так что мы купили скамью для штанги, саму штангу с набором блинов и гантели, раздобыли боксёрский манекен и составили себе программу тренировок, позволяющую поддерживать форму, не выходя из дома. Кроме того, иногда для разнообразия можно устраивать «дни отжиманий» или «дни приседаний» – когда время от времени, по таймеру или просто так нужно бросить все дела и сделать десять отжиманий либо приседаний – и так раз 15-20 за день.

Всё это вместе позволяет сохранять здоровье и человеческий облик, хотя, конечно, не решает проблемы полностью.

Социализация

Как и с движением, этот вопрос сам по себе не решается. Встречи с друзьями, звонки родителям, развлечения – всё это понемногу сходит на нет, если не планировать отдельно, не выделять под это специальное время, не назначать дни.

Если работа связана с людьми, как у фотографа или визажиста, то вскоре можно обнаружить, что сил на общение просто не остаётся. Мы стараемся, чтобы каждую неделю у нас был хотя бы один пустой день, когда нет ни гостей, ни клиентов. Этот день не обязательно выходной, там может быть какая-то тихая работа за компьютером.

Чтобы не дичать, стоит хотя бы изредка совершать вылазки на выставки, в кино, музеи и просто в парке погулять. А то и вовсе за город, чем чёрт не шутит.

Рабочее и нерабочее время

Рабочее время фотографа – это не только время, когда он снимает или обрабатывает фотографии. Это еще и переписка с клиентами, просмотр Pinterest’а в поисках референсов, размещение работ в соцсетях и на сайте.

Время работы визажиста – это и подготовка рабочего места, и чистка/дезинфекция инструментов, и чтение в Сети отзывов о новых продуктах, и закупка их – онлайн или с разъездами по городу, – и освоение новых техник – на себе или добровольных моделях.

У мастера, делающего украшения, к времени работы стоит добавить помимо закупки материалов – съемку готовых изделий, обработку фотографий, выкладывание их в Сеть, встречи с с заказчиками и курьерами, походы на почту.

Если в течение недели засекать по таймеру время, которое уходит на всё это, можно составить реальное представление о продолжительности своего рабочего дня, и она наверняка окажется больше, чем ожидалось. Это довольно отрезвляющая практика, и обнаруживать двенадцать часов там, где, казалось, должно быть около девяти, бывает грустно. Но при планировании лучше иметь в виду реальные цифры (с припуском на то, что непременно пойдёт не так). Тогда не будет тягостного ощущения “время утекает как песок сквозь пальцы, и я постоянно ничего не успеваю”.

Быт

При таком образе жизни все бытовые дела тоже придётся планировать, иначе они, скорее всего, не будут сделаны никогда. Всегда будет какая-то работа, какая-то переписка, а свободные часы окажутся заняты тем, что первое под руку пришлось или на глаза попалось. Или вовсе какой-нибудь ерундой.

Единственный выход – планировать конкретные дни или часы. Не “надо бы наконец помыть собак, купить кроссовки и сменить резину на зимнюю”, а записи в планировщике: в понедельник вечером – “мытьё собак”, в среду – “замена резины”, в субботу – “съездить за кроссовками в спортивный магазин, и заодно подготовить список того, что ещё надо там посмотреть”.

Всё, что упрощает и разгружает быт – хорошо. Приготовить пять-шесть литров гречневой каши, ризотто или плова ненамного сложнее и дольше, чем привычные два литра, но тогда часть можно заморозить. В загруженные дни достаточно будет сунуть контейнер в микроволновку, чтобы получить горячую домашнюю еду. Продуманный набор полуфабрикатов на такой случай тоже хорош. Непортящиеся продукты лучше закупать помногу и с доставкой, чтобы потом они просто были.

Генеральную уборку, ремонт машины, большие покупки и т.п. не стоит назначать на “выходные” дни, на это лучше выделить отдельный день, “хозяйственный”. Выходные предназначены, чтобы восстановить силы, а после такого невозможно не устать.

Удача: шансы и возможности

Удача – это не то, на что стоит полагаться, но это, безусловно, то, чему необходимо дать возможность произойти. Поэтому время от времени, когда на это есть силы, я стараюсь создавать ситуации, где она возможна, или нарочно оказываться там, где таких шансов больше.

Это и участие в разного рода совместных проектах, и бесплатные, но крутые и запоминающиеся съемки, публикации, дающие выход за пределы привычной аудитории, мероприятия, которые могут казаться утомительными и пугающими, но которые могут принести новые знакомства.

Это и разного рода сотрудничество с людьми, работающими в смежных жанрах, и хорошие отношения с коллегами по цеху. Последнее отдельно важно. Если видеть в коллегах прежде всего конкурентов, это не даст ничего, кроме невротического ощущения “я в осаде, вокруг враги”. У меня всегда под рукой профили других фотографов и визажистов, на которые можно дать ссылку тем клиентам, за которых по тем или иным причинам я не могу взяться сама: это не только смягчает мой отказ, но и спасает человека от тревоги и разочарования. Иногда клиенты тем же путем попадают ко мне.

Само собой, те, кто возвращается раз за разом – это просто люди, которым близок именно мой подход, то, что никто, кроме меня, не сделает. Пока я делаю что-то узнаваемо своё, за чем имеет смысл приходить именно сюда, пока есть значительное число людей, которым это интересно – они будут приходить. Если же вдруг перестанут, это будет значить, что мне надо делать это как-то иначе, либо заняться чем-то ещё, но в любом случае соперники тут ни при чём.

Мне повезло, в начале работы я получила ощутимую поддержку старших коллег, так что при случае стараюсь отдавать этот долг – не им, а тем, в сравнении с кем уже я оказываюсь более опытной. И те связи, которые в результате образуются, увеличивают шансы на удачу для всех.

Учёба

В тех делах, которыми я сейчас занимаюсь, приходится довольно быстро бежать, чтобы хотя бы оставаться на том же месте. Мир меняется, и то, что хорошо работало десять лет назад, почти не работает сейчас, а то, что пять лет назад казалось актуальным, уже стоит как минимум пересмотреть. Я сейчас не только об очевидных способах повышения квалификации, хотя всегда держу в голове перечень доступных мастер-классов, консультаций и онлайн-курсов. Не менее важно иметь привычку время от времени синхронизировать себя с тем, что происходит в области – как на уровне идей, тенденций и подходов, так и на уровне техники. Читать обзоры фототехники, нового софта и косметических/гримёрских новинок. Замечать, что происходит в моде, дизайне, фотографии, кино и компьютерных играх. Смотреть чужие работы, не позволять себе костенеть в привычных алгоритмах. Чем ригиднее психика (а моя – очень ригидна), тем это сложнее, и тем важнее сделать и это тоже – частью дисциплины.

И да, само собой это тоже не произойдёт, это часть работы, а значит – под это стоит выделять специальное время, силы, а порой и деньги.

Итог

Словом, всё упирается в три вещи: аккуратное и реалистичное планирование, экономию внимания и сил там, где это возможно, и частичный перевод того, что требовало волевых усилий, на рельсы привычки. А, ну и регулярный отдых, конечно, без этого никак.

Наталья Галецкая для “Перелётного чердака”,
все фото – из архива автора.

Хотите нас поддержать?
Спасибо!